高評價!巨匠電腦分享電腦技能:想做出好PPT,你必須拋棄的4個錯誤觀念!

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巨匠電腦分享電腦技能:想做出好PPT,你必須拋棄的4個錯誤觀念!

「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣,讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯・高汀(Seth Godin)在《糟糕透頂的PowerPoint簡報》(暫譯,《Really Bad PowerPoint: and how to avoid it》)中指出,投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點,幫助他們了解你的心情、感受和意見,如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案,那乾脆取消上台或會議,寫份報告送去就好。

你也曾經做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎?更令人沮喪的是,這份「發臭」的簡報,很可能是你費了很大的心力,拚命地剪下、貼上「相關」資訊才完成的,結果卻讓人「難以下嚥」。

問題到底出在哪裡?你有些觀念要改,也有些原則要把握,就能改善問題。

首先,別再把投影片當成備忘稿或是補充資料大全。「投影片就是投影片,文件就是文件,如果你試著要把兩者結合,那會得到一個糟糕的結果,就是腳踏兩船,兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾.雷諾茲(Garr Reynolds)將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」(slideument),當你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字,只會讓觀眾迷失在「字海」裡,聽不進你想說的話。

其次,謹記每一個簡報大師都會提到的關鍵字詞:「少即是多」「只放重點」「以圖像取代文字」。這麼做的目的,某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災」。畢竟投影片不是文件,文件是讓人自行閱讀的,投影片則是要經由講者口述,帶領觀眾理解內容,用途不同,內容的詳盡程度自然也不同。

最後,技巧再炫、特效再怎麼吸睛的簡報檔案,如果沒有達到「傳遞訊息」的效果,也是枉然。所以,好的簡報檔理應「內容先行」,再透過版面設計或聲光效果,設法加強「內容可讀性」,讓觀眾容易吸收和理解。

簡報是動詞,指上台表述你的想法;簡報也是名詞,指承載想法的輔助工具:投影片,大多數時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」,兩件事都不簡單,都需要大量的練習。

或許你更常因為要上台簡報而緊張焦慮,覺得簡報檔案「醜一點」沒關係,畢竟自己又不是什麼美術視覺專家,而且還可以動口補充說明。不過,你一定也羨慕過「好看的投影片」,更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳的投影片所引發的不耐。當投影片幾乎已經是簡報的基本配件,即使你做不出令人驚艷的投影片,為你的簡報「加分」,至少也應該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」,給人粗製濫造或應付了事的感覺。

這一次,我們試著從「工欲善其事,必先利其器」的角度出發,學習製作簡報檔案的技巧,目的不是「視覺效果」,而是「有效溝通」,讓你在台上做簡報時,表現得更出色、更吸引聽眾目光。

想做出好簡報,先拋棄這4個錯誤觀念!

錯誤❶:把「觀眾」當「讀者」:

在投影片裡塞滿大量文字,誤以為觀眾可以同時專心聽、專心讀。

錯誤❷:把「投影用簡報」當成「文件」:

想在口頭報告之後,再把投影片寄給觀眾,就把簡報當成文件資料來製作。

錯誤❸:把「準備資料」當成「簡報資料」:

以為放滿資訊的簡報,才能彰顯用心。

錯誤❹:把「提詞稿」當作「簡報內容」:

只害怕自己漏講了什麼,忽略了觀眾究竟能不能聽懂、聽進去。

資料來源:《簡報+》,碁峰出版

你做的是大字報,還是簡報?

在《視覺溝通》一書中,作者按照溝通的效果,提出了「投影片光譜」,將常見的投影片分為3種:文件、大字報、簡報。其中以「簡報」形式最能強化簡報者提供的訊息,建議多多使用。

1.文件:文字密密麻麻的投影片,目的是做為文件或白皮書。

一張投影片上的文字量,如果超過75個字,就該被視為文件。你可以想辦法減少字數,或直接做成一份文件,而非簡報檔。如果選擇後者,不妨把口頭報告改為討論會,事先將文件傳給與會人員,讓他們出席時可以快速進入討論階段,擬定行動方案。

2.大字報:一行行條列文字,簡報時也一條條朗誦。

如果投影片文字量已經減少到50字左右,就算是大字報。這種報告方式清楚明瞭,卻很難引人入勝,通常是沒時間準備,才會採取類似做法。由於聽眾閱讀速度會比簡報者講話的速度快,等於是先看完訊息,再等講者跟上,很容易出現「講者很遲鈍」的錯覺。

3.簡報:投影片成為視覺輔助工具,加強簡報者的訊息。

將文字圖像化的簡報,會連帶精簡文字的使用量,讓觀眾聚焦在講者身上,而不是投影幕上。最恰當的投影片,應該是成功加深觀眾對訊息的印象,又不會令人分心。不過,因為簡報上的文字少,難有提詞效果,簡報者需要投入更多時間來預演、練習。

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文章與圖片出處: http://www.managertoday.com.tw/articles/view/50192

 

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— 2015-07-23