【巨匠電腦評價】你真的會做PPT嗎?巨匠電腦分享超強簡報術

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你真的會做PPT嗎?巨匠電腦分享超強簡報術

  • 讓工作更迅速確實、輕鬆進展的工具

大家平常在工作時,一定有因應各種狀況而製作過許多簡報。你曾經想過簡報在工作上扮演什麼樣的角色嗎?

雖然這個問題的答案會因為不同的立場而有所改變,但我認為簡報的功能就在於「能有效推動工作上的溝通」;更精準一點來說,我們可以把它的功能定義為「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」請注意,這三項要素正是事業能否成功的要因。在財務理論中,「成效」「成本」與「時間」是計算企業價值或事業價值時,最基本的三項要素。

追根究柢來說,簡報的製作是為了讓工作「更快、更正確且花費更少勞力」,而做的一種溝通輔助作業。

我將在書中為讀者說明各種簡報製作技巧,這些技巧被公認為能滿足上述三項評判基準。相反地,一些大家平常聽到的方式或秘訣,卻不見得能通過上述這三項要素的考驗。譬如,最近我們經常見到某些過度使用視覺影像,或以非常抽象的短句來表達訊息的作法,這些會造成反效果,請大家特別留意。

  • 全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時,首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

我一開始是在電通廣告公司工作,後來換到波士頓顧問集團(以下簡稱 BCG)、科爾尼管理顧問公司(A.T. Kearney)等外資策略顧問公司,目前則在合益集團(Hay Group)協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面,其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異,沒什麼差別。也就是說,簡報具有全球共通的普遍性,只要你學會了製作方法,不管走到哪個國家或哪間公司,都能派上用場。

  • 組成要素共有六項

組成簡報的必備要素,共有以下六項。

①訊息

你在這份簡報裡最想說的事。

②圖表、概念圖的標題

支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

③圖表/概念圖

圖表是「把數字視覺化的圖說」,概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖(Chart)」時,指涉的對象通常還包括了圖表(Graph),可是基於整理方便的考量,我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

④備註

有助於理解內容的留意事項。

⑤出處

分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

⑥頁碼

其中第⑤項「出處」很容易被人忘記,可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據,是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料,一定要記得標明出處。

  • 版面標準

圖 1 就是根據上述六項要素編排出來的版面。當然,版面的組成元素會因為每間公司,以及對於版面的不同要求而有所差異,請視情況做彈性調整。

但有一點要注意,一定要讓整體編排方式一致。如果你每一頁都用不同的方式編排,看的人一定會被搞混。

  • 文字大小至少要 12p,每則訊息控制在兩行以內

基本上,簡報的文字大小沒什麼特別規定,但我建議至少要採用 12p 以上(p=point)。相關的簡報訊息則請控制在每則兩行以內,這點一定要記住。雖然這不是什麼硬性規定,不過當你的簡報內容越重要時,這項技巧也就更重要了。

因為當簡報內容越重要,你的簡報對象就越接近經營高層;而領導者的層級越高,通常他們的時間就越少(=不想看長又沒重點的文字),越沒辦法看太小的文字(=老花眼)。

一開始,我提到製作簡報的目的就是要「有效推動工作上的溝通」,既然如此,製作簡報的人一定要站在簡報對象的立場上,注意各種細節。而在各種細節中,「文字大小至少要 12p 以上」「訊息控制在兩行以內」這兩項就是最基本不過的要求。

簡報製作的順序

 

  • 依照「訊息」「出處」「圖表/概念圖」的順序製作

請依照以下順序製作簡報。

①編排頁碼

②寫出訊息

③記載出處

④給圖表/概念圖一個標題

⑤製作圖表/概念圖

⑥寫下備註

 

我在這本書裡拿來說明的簡報範例都省略了頁碼,其實頁碼是組成整體簡報的重要元素,方便我們了解簡報順序及搜尋資料。但我擔心在這裡寫下頁碼的話,可能會讓讀者跟書頁的頁碼搞混,因而省略。

  • 一開始先從圖表或概念圖下手,簡報就「掛了」

接下來,就讓我們看看製作簡報的順序吧。我知道很多人都先從⑤「製作圖表/概念圖」下手,但這種作法我並不推薦。為什麼呢?因為這樣做出來的簡報最後不是不能用,就是做出一堆不知所以然的簡報來。在 BCG 裡,我們說這種簡報是「死掉的簡報」。一名好的顧問絕不會去做這種「死掉的簡報」,也不會叫別人去做這種簡報。

為什麼從圖表跟概念圖開始製作的話,做出來的簡報最後會不能用呢?因為這麼做的話,簡報所表達的訊息會曖昧不清。如果從圖表、概念圖開始下手,「可以用圖表跟概念圖說明的事情」很容易又被當成了整個簡報的主題,可是簡報的「主角」應該是你想傳達的訊息,「配角」才是圖說,這麼一來就反客為主了。所以製作簡報時,第一步應該是把你想在這份簡報裡傳達的訊息寫下來,也就是②的「寫出訊息」。

  • 盡早寫下麻煩又容易忘記的出處

寫完訊息後,再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話,究竟是以哪些資料為根據」作釐清。

簡報製作可以說是一種逆向工程(Reverse Engineering)。一方面,我們從上往下,闡述自己想說的話(=訊息)。同時我們也由下往上,從我們依據的資料(=出處)去看看有沒有什麼可以使用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處,可以幫助我們打好由下往上的基礎。

我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處,原因在於:如果最後才來補出處,一定會忘記。等你開始習慣做簡報後,你會發現記載出處這件事很麻煩,會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清,寫進簡報裡,是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報,發現作者的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來,當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做,之後你會更不想做。所以,請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。

  • 沒有標題的圖表/概念圖不易理解

來到這一步後,我們終於要把想傳達的訊息跟資訊結合成圖表與概念圖來說明。我會在稍後說明圖表與概念圖的作法,現在請先記住:「一定要記得給圖表/概念圖下標題」。假使沒有標題,看簡報的人很難理解你到底在講什麼。

以圖 2 為例。這份簡報說明一個令人意外的分析結果,在採用營業支援系統之後,營業生產率非但沒有上升,反而還下降。但由於沒有給圖說一個標題,看的人儘管大概能了解這張圖在講什麼,卻完全不知道這些分析是怎麼來的。

我們像圖 3 這樣給這張圖一個標題後,雖然只是一句話的差別,不過大家應該都看得出來—多了這句標題,看的人就會明白這些分析是從什麼樣的依據而來。

  • 可以省略備註的情況

如果簡報裡沒什麼需要特別註記的地方,或是資訊根本就是製作簡報者自己做的(例如自己畫的結構圖、簡圖等),這時候就可以省略備註(不過嚴格來講,最好還是標註基本資料的出處,再加上簡報製作者或公司的名號,例如「由某某公司依據 2010 年勞動統計資料繪製」等)。

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文章出處: http://buzzorange.com/2014/10/27/good-points-about-ppt/
圖片出處: https://goo.gl/tZ0bjt

 

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— 2015-08-17